Tugas Mandiri Akhir Semester 1,,Administrasi Perkantoran;Akasius Akang

Nama               : AKASIUS AKANG

NIM                : 2011210005

Program Studi: Ilmu Administrasi Negara

TUGAS MANDIRI AKHIR SEMSETER(Sifat terbuka)

Mata Kuliah    : ADM. PERKANTORAN

Dosen              : SUGENG RUSMIWARI

Pertanyaan:

1.     Administrasi dalam arti sempit adalah pekerjaan kantor/tata usaha ketata usahaan (clirecal work) dan (to serve) melayani, dan dalam arti yang lain dikenal baik sebagai ilmu maupun sebagai seni yang dilaksanakan oleh administrator public/leader/manager.

Tugas:

a.       Jelaskan hakekatnya?

b.      Apa saja sumber daya yang dapat dioptimalkan sehingga efektif, efisien, dan rasional, jelaskan singkat?

c.       Apa saja kendalanya dan bagaimana solusinya?

2.     Pada dasarnya fungsi Leader dalam organisasi dituntut mampu mengendalikan menyusun Sistem dan Prosedur Administrasi Perkantoran dengan dasar Etika berOrganissasi dan Etika Memimpin.

Tugas:

a.       Jelaskan makna konsep tersebut diatas?

b.      Apa/ bagaimana hipotesis Etika Organisasi dan Kepemimpinan dalam Sistem dan Prosedur Administrasi Perkantoran agar efektif?

c.       Apa tantangan untuk menjadikan Kantor sebagai rumah kedua?

3.     Pada akhirnya setiap diri yang terlibat dalam Organisasi  juga akan terlibat dalam Administrasi Perkantoran, baik dia sebagai pemimpin formal maupun pemimpin sesaat. Untuk itu latar belakang/ motivasi dalam Pengambilan Keputusan yang berdimensi pada Kebijakan Publik menjadi sangat bermakna.

Tugas:

a.       Jelaskan hakekat konsep tersebut dengan Paradigma Analisis Metta Administration ?

b.      Jelaskan 3 (tiga) unsure yang dominan dengan Pendekatan Metta Leadeership ?

c.       Kritisi Standar Penampilan Pribadi (Grooming) bialmana Keputusan yang diambil harus Benevolent Autocrat ?

4.     Tugas anggota organisasi mulai dari Top Leader hingga follower adalah memberikan Pelayanan Publik  ( Exellent Services/ Customer Care) atau Pelayanan Prima sebaik-baiknya bagi yang membutuhkan baik bersifat Vertika maupun Horizontal sehingga tercipta Good Organization dan Good Governance.

Tugas:

a.       Kritisi makna konsep tersebut diatas saudara sebagai Cendikiawan yang Akuntable !

b.      Dengan konsep tersebut dapatkah pengembangan karier (career development) pegawai apakah dapat berjalan efektif ?

c.       Berikan advocasi Job Grading, agar link and match agar good and good!

Jawaban:

1.     Administrasi dalam arti sempit adalah pekerjaan kantor/tata usaha ketata usahaan (clirecal work) dan (to serve) melayani, dan dalam arti yang lain dikenal baik sebagai ilmu maupun sebagai seni yang dilaksanakan oleh administrator public/leader/manager.

a.     Hakekat Administrasi dalam arti sempit yaitu mengerahkan kegiatan-kegiatan kita secara terus-menerus menuju tercapainya tujuan, dan mengendalikan sumber-sumber daya  beserta gerak-gerik pemanfaatannya sesuai dengan peraturan-peraturan dan rencana kita. terwujudnya Administrator Publik / Leadership yang efekti dan efisien adalah meningkatkan mutu atau kualitas dan kuantitas/ produktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi, dibidang pelayanan umum; Mendorong segenap upaya untuk mengefektifkan dan mengefisienkan system dan tata laksana  pelaksanaan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna; Mendorong tumbuhnya kreativitas, prakarsa, dan peran serta (partisipasi) masyarakat dalam pembangunan serta meningkatkan masyarakat luas.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.

b.    Sumber daya Adalah segala apa yang merupakan sumber kekuatan bagi orang yang melakukan usaha atau daya upaya. Dalam hal ini, sumber daya yang dapat dioptimalkan sehingga efektif, efisien, dan rasional dalam proses penyelenggaraan administrasi oleh seorang administrator public/leader/manager  yakni terutama: sumber daya  manusia (personil), uang, dan alat, pesawat, mesin, gedung dan sebagainya.

c.      Dalam segala hal selalu ditemukan sesuatu yang tidak diinginkan, yaitu kendala, termasuk dalam konteks administrasi juga terdapat kendala yang mungkin timbul pada saat tak terduga. Salah satu contoh kendala yang mungkin bisa muncul adalah kendala pada sumber daya itu sendiri, misalnya manusia (personil) tidak memiliki kemampuan/keahlian dalam administrasi dengan demikian manusia (personili) tersebut tidak produktif bagi sebuah organisasi, tentu hal ini akan menjadi kendala bagi sebuah organisasi untuk mencapai tujuannya, karena tercapainya tujuan dalam suatu organisasi sangat bergantung pada sumber daya manusia. Selain itu, jika dalam sebuah kantor tidak memiliki peralatan kantor yang tidak memadai, misalnya computer yang tidak cukup baik untuk menjalankan administrasi tersebut, tentu hal ini sangat menghambat proses penyelenggaraan administrasi secara efektif dan efisien. Solusinya adalah setiap manusia (personil)/pegawai kantor harus ditentukan berdasarkan ketentuan suatu organisasi, misalnya melalui proses seleksi pegawai, dan untuk peralatan kantor harus diupayakan penyediaan peralatan kantor yang berkualitas dan modern untuk menunjang proses penyelenggaraan administrasi ,sehingga pelayanan public dapat dilakukan secara efektif dan efisien dan nyaman serta dapat memuaskan bagi pengguna jasa pelayanan.

2.     Pada dasarnya fungsi Leader dalam organisasi dituntut mampu mengendalikan menyusun Sistem dan Prosedur Administrasi Perkantoran dengan dasar Etika berOrganissasi dan Etika Memimpin.

a.     Makna konsep tersebut diatas adalah menunjukkan bahwa seorang leader dalam menjalankan Fungsinya harus berdasarkan Etika berOrganisasi dan Etika Memimpin, hal tersebut dituntut agar dalam menyusun system dan Prosedur Administrasi Perkantoran dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga tujuan bersama dalam Organisasi dapat tercapai sebagaimana yang diharapkan.

b.    System dan prosedur administrasi perkantoran adalah langkah-langka pelaksanaan pekerjaan yang sistematis yang berkaitan dengan apa, mengapa, bilamana, dimana, kapan suatu pekerjaan itu dilaksanakan. Sistem dan prosedur Perkantoran yang baik memiliki dampak:

a.       Pekerjaan menjadi lebih sederhana, efektif, efiaien, responsive, dan akuntabel.

b.      Mudah melakukan pemantauan, pengawasan dan pengendalian, karena telah didukung oleh spesialisasi, kompetensi, atau profesionalisme masing-masing individu.

c.       Terjadinya koordinasi yang integrative antar bagian atau individu yang satu dengan yang lain, dan saling membantu dalam pemecahan masalah yang dihadapi.

d.      Telah terjadi proses pendidikan dan latihan secara berkelanjutan atau kaderisasi hingga menuju tingkat kematangan yang tinggi.

e.       Penguasaan sarana dan prasarana administrasi perkantoran yang baik yang didukung oleh Informasi Teknologi (IT).

c.      Tantangan atau hambatan untuk menjadikan kantor sebagai rumah kedua: Menurut saya: pertama, jika belum berkeluarga(punya istri dan anak) hambatannya menjadikan kantor sebagai rumah kedua adalah tidak banyak waktu untuk santai,jalan-jalan,diam dirumah sendiri,dan berkumpul bersama keluarga,  setelah pekerjaan selesai dikantor. Kedua, jika sudah berkeluarga: biasanya banyak pekerja kantor mengalami kerusakan keluarga gara-gara menomor duakan kantor, suami jarang dirumah akibatnya sang istripun tidak senang sendirian dirumah. Sang ayah kurang memperhatikan anak karena terlalu focus pada pekerjaan kantor. Sang istri pulang kemalaman dari kantor, sehingga sanga ayah pun tidak suka dengan tindakan seperti itu.

3.     Pada akhirnya setiap diri yang terlibat dalam Organisasi juga akan terlibat dalam Administrasi Perkantoran, baik dia sebagai pemimpin formal maupun pemimpin sesaat. Untuk itu latar belakang/ motivasi dalam Pengambilan Keputusan yang berdimensi pada Kebijakan Publik menjadi sangat bermakna.

a.      Hakekat konsep tersebut dengan paradigma Analisis Metta Administration:

b.    Metta Leadership adalah upaya untuk menjawab problem tentang realitas leadership yang komprehensif dan kompeten lebih menekankan fundamental etika, filsafat, psikologi dan agama. Tiga (3) unsure yang dominan dengan Pendekatan Metta Leadeership:

1. sifat manusia/ pemimpin dan hubungannya secara kontekstual dan individual dengan realita dalam alam semesta.

2. Sifat dan fakta bagi tujuan, perilaku, penyebab, dan aturan.

3. Problem pilihan, khususnya kebebasan versus determinisme pada perilaku manusia.

c.      Kritisi standar penampilan pribadi (Grooming) bilamana keputusan yang diambil harus Benevolent Autocrat.

Benevolent Autocrat/Otokratis yang baik. Gaya ini memberikan perhatian yang maksimum pada tugas, dan perhatian minimum terhadap hubungan kerja. Menejer ini mengetahui secara tepat apa yag ia inginkan dan bagaimana memperoleh yang diiinginkn tersebut tanpa mnyebabkaan keseganan dipihak lain. Pengambilan sebuah keputusan yang berdimensi pada Kebijakan Publik dan itu harus dihadapi dengan bijaksana dan etika seorang pemimpin dalam mengambil sebuah keputusan. Dan jika keputusan itu yang diambil harus Benevolent Autocrat.

4.     Tugas anggota organisasi mulai dari Top Leader hingga Follower adalah memberikan Pelayanan Publik (Exellent Service/ Customer Care) atau Pelayanan Prima sebaik-baiknya bagi yang membutuhkan baik bersifat Vertikal maupun Horizontal sehingga tercipta Good Organization dan Good Governance.

a.     Kritisi makna konsep tersebut diatas saudara sebagai Cendikiawan yang Akuntable : Tujuan pendirian Negara Republik Indonesia, seperti tertuang dalam Pembukaan Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, antara lain adalah untuk memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa. Amanat tersebut mengandung makna negara berkewajiban memenuhi kebutuhan setiap warga negara melalui suatu sistem pemerintahan yang mendukung terciptanya penyelenggaraan pelayanan yang prima kepada masyarakat dalam rangka memenuhi kebutuhan dasar dan hak sipil setiap warga negara atas barang publik, jasa publik, dan pelayanan administrative. Dalam pemahaman teori Governance teori yang mencoba menjelaskan secara makro proses-proses perubahan dalm kepemerintahan, krisis ini disebabkan oleh masih kuatnya hegemoni Negara, ditandai oleh dominannya pengaruh Negara atas segala aspek kehidupan, termasuk urusan pelayanan public (yang dari waktu ke waktu  semakin kompleks). Akibatnya, Negara terjebak dalam situasi dilematis, menjadi terlalu besar untuk urusan-urusan kecil, menjadi terlalu kecil untuk urusan-urusan yang besar.  Akar persoalannya, masih menurut teori Governance, terletak pada model pemerintahan yang kini berlaku, dengan cirri khasnya antara lain, struktur yang vertical, birokrasi yang kental dan intervensions. Model pemerintahan (tradisional) seperti ini ternyata tidak mampu mengadaptasikan dirinya dengan lingkungan ekonomi, sosial dan cultural yang sedang mengalami perubahan yang cepat (lihat kazaneigil, 1998). Mengahadapi situasi semacam itulah, menurut saya, amat dperlukan keputusan politik dari pihak Negara /pemerintah untuk secara serius dan konsisten mereformasi model pengorganisasian pelayanan publiknya. Dengan meminjam konsep Grindle dan Thomas (1991:4), kebijakan/ policy reformasi pelayanan public itu haruslah diarahkan untuk mencermati dan membenahi berbagai kesalahan kebijkan dimasa lalu maupun kebijakan yang berlaku sekarang serta mekanisme pengaturan kelembagaan yang ada. Lebih spesifik, reformasi pelayanan publik itu harus menjangkau pula perubahan yang mendasar dalam rutinitas kerja administrasi, budaya birokrasi, dan prosedur kerja instansi/ depertemen guna memungkinkan dikembangkannya kepemimpinan yang berwatak kewirausahaan pada birokrasi public ( Schaehter, 1995:534). Kedua, ramifikasi persoalan persoalan sosial, ekonomi dan politik yang dihadapi di masa depan menyebabkan pilihan kita dalam penyelenggaraan pemerintahan bukan lagi pemerintah yang “banyak memerintah” atau pemerintah yang “ sedikit memerintah” atau sekedar “pemerintahan y6ang baik (better government) sebagaimana pernah dikatakan oleh dua tokoh Reinventing Government, Osborne dan Gaebler (1992). Pada hemat saya, yang kita butuhkan di masa depan adalah pemerintah yang benar-benar mampu memerintah (Career government).

b.    Dengan konsep tersebut apakah pengembangan karier ( Career development) pegawai dapat berjalan efektif?

Menurut hemat saya, dengan konsep tersebut pengembangan karier pegawai dapat berjalan efektif. Rasionalisasi saya, memang benar bahwa setiap anggota organisasi baik Top Leader maupun Follower berkewajiban memberikan pelayanan prima bagi yang membutuhkannya, hubungan antara top leader dan follower dan situasi lingkungan serta kejujuran harus diperhatikan secara baik oleh setiap anggota organisasi, agar tercipta Good Organization dan Good Governance.

c.      Advokasi job grading, agar link and match agar good and good.

Tugas Akhir Semester Ganjil 2011/2012: Etika dan Filsafat Administrasi Negara: Akasius Akang,

TUGAS AKHIR SEMESTER GANJIL 2011/2012

Nama                     : Akasius Akang

NIM                      : 2011210005

Program Studi       : Ilmu Administrasi Negara

Mata Kuliah          : Etika dan Filsafat Administrasi Negara

Dosen                    : Sugeng Rusmiwari

Pertanyaan:

1.     1.  Menurut Bertens (1999:6) etika adalah nilai-nilai atau norma-norma moral yang menjadi pegangan bagi seseorang atau suatu kelompok dalam mengatur tingkah lakunya.

Tugas:

a.       Jelaskan singkat makna konsep tersebut di atas!

b.      Sebagai calon Leader, adakah kelemahan atau kelebihan atas konsep tersebut?Kritisi !

c.       Lalu apa hakekat Etika Administrasi Negara itu ?

Jawaban:

a.       Makna dari konsep tersebut diatas adalah bahwa setiap tingkah laku dalam hidup dan kehidupan manusia baik individu maupun kelompok selalu disertai dengan etika. Dimana Etika ini akan berperan dan bermanfaat dalam jajaran norma moral, religius, hukum, kesopanan, adat istiadat.

b.      Konsep tersebut jika ditelaah/dipahami secara mendalam menurut saya sangat bagus karena singkat, padat,dan jelas. Hanya, kekurangannya menurut saya adalah perlu ditambahkan dengan ‘’etika adalah Kumpulan asas atau nilai moral dan Ilmu tentang yang baik dan buruk. Rasionalisasi: Misalnya, pernyataan Socrates: "Setiap kebajikan adalah kesalehan, tapi tidak setiap kesalehan adalah kebajikan"/ Setiap anjing adalah binatang, tetapi tidak setiap binatang adalah anjing. Berdasarkan Logika tersebut, setiap etika adalah norma, tetapi tidak setiap norma adalah etika. Misalnya pada norma hukum, Sekalipun sudah ada norma hukum, etika tetap diperlukan karena norma hukum tidak menjangkau wilayah abu-abu, norma hukum cepat ketinggalan zaman, sehingga sering terdapat celah-celah hukum, norma hukum sering tidak mampu mendeteksi dampak secara etis dikemudian hari, sedangkan etika mempersyaratkan pemahaman dan kepedulian tentang kejujuran, keadilan dan prosedur yang wajar terhadap manusia, dan masyarakat.

c.       Hakekat Etika administrasi Negara

Etika adalah dunianya filsafat, nila dan moral, sedangkan administrasi adalah dunianya keputusan dan tindakan. Etika administrasi Negara yaitu bidang pengetahuan tentang ajaran moral dan asas kelakuan yang baik bagi para Admnistrator pemerintahan dalam menunaikan tugas pekerjaan dan melakukan tindakan jabatannya. Etika Administrasi Negara karena menyangkut kehidupan masyarakat, kesejahteraan Rakyat, dan kemajuan bangsa yang demikian penting harus berlandaskan suatu ide pokok yang luhur. Dengan demikian etiak itu dapat melahirkan asas, standar, pedoman, dan kebajikan moral yang luhur pula.

2.      2. Bilamana Filsafat diartikan dari 2 (dua) suku kata, yaitu Philos diterjemahkan dengan gemar, senang atau cinta, dan Sophia diartikan sebagai kebijaksanaan atau kearifan.

Tugas:

a.       Bagaimana implementasi konsep ini dalam kehidupan sehari-hari, dengan asumsi saudara sebagai (calon) agent of change and development.

b.      Untuk meningkatkan kompetensi, melalui pendekatan flsafat maka perlu menjawab pertanyaan:

1.      Apa yang dapat saya ketahui?

2.      Apa yang harus saya lakukan?

3.      Apa yang bisa kita harapkan? Jelsakan singkat!

Jawaban:

a.    Dari konsep diatas jika diartikan filsafat secara etismologis, filsafat adalah Cinta Kebijaksanaan/ Love of Wisdom. Menuurut saya implementasi konsep ini dalam kehidupan sehari-hari, terutama bagi seorang Leader konsep ini sangat penting dalam mengambil/ membuat sebuah keputusan, karena jika memngambil/ membuat sebuah keputusan tanpa disertai kebijaksanaan kemungkinan besar keputusan itu tidak dapat meminimalisir kerugian yang dialami oleh pihak lain, dimana kita tahu bahwa sebuah keputusan yang diambil pasti berdampak pada masyarakat, yang mana ada pihak yang dirugikan maupun ada pihak yang diuntungkan. Namun sangat disayangkan, menurut saya konsep diatas implementasinya dalam kehidupan sehari-hari sangat jarang ditemui, khususnya di Negara Indonesia sendiri. Semisal,  pepatah mengatakan pisau tajam kebawah tetapi tumpul keatas, dalam hal ini adalah penegak hukum yang ada di Indonesia yang terkadang tidak adil, penguasa hukum mampu menghukum masyarakat kecil saja apabila ditemukan melakukan kesalahan, tetapi tidak mampu menghukum pejabat Negara apabila ditemukan melakukan kesalahan(Korupsi). Hal itu menunjukkan bahwa penegak hukum tidak adil karena tidak bijaksana dalam mengambil sebuah keputusan.

b.    1. Apakah yang dapat saya ketahui?

Bidang ini mempertanyakan batas-batas pengetahuan yang dapat kita peroleh. Dimanakah letak batas pengetahuan kita itu. Pembahasan masalah pengetahuan ini merupakan bidang knowledge, yang di dalamnya mencakup bahasan tentang epistimologi, logika, filsafat ilmu pengetahuan, dan metodologi.

2. Apa yang harus saya lakukan?

Bagian ini menyangkut soal aksiologi atau ilmu tentang nilai-nilai.

Sebab dalam kehidupan sehari-hari, kita selalu dihadapkan pada pilihan pilihan yang dihubungkan dengan nilai-nilai atau penilaian.

Pembahasan bidang ini mencakup etika dan estetika.

3. Apa yang bias kita harapkan?

Hal ini mempertanyakan segala yang ada dan mempertanyakan pula eksistensi manusia dn Tuhan dalam hidup ini.

Pembahasan ini merupakan bidang being (tentang ada), yang mencakup ontologdan metafisika.

Hal ini sering kali tidak terjawab oleh ilmu pengetahuan dan seringkali  bersentuhan dengan bidang religi tentang harapan dan kepercayaan.

3.      3. Birokrasi  yaitu sarana bagi pemerintah yang berkuasa untuk melaksanakan pelayanan publik sesuai dengan aspirasi masyarakat.

Tugas:

a.       Jelaskan singkat mengapa Pelayanan Publik menjadi titik sentral reformasi, Indonesia menuju pada praktik Good Governance ?

b.      Ciri pokok birokrasi yang mana yang paling efektif, efisien dan rasional menuju Good Governance ?

Jawaban:

a.       Pelayanan public menjadi titik sentral reformasi, Indonesia menuju pada praktik Good Governance.

Undang-Undang Pelayanan Publik (secara resmi bernama Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik) adalah undang-undang yang mengatur tentang prinsip-prinsip pemerintahan yang baik yang merupakan efektifitas fungsi-fungsi pemerintahan itu sendiri. perlayanan publik yang dilakukan oleh pemerintahan atau koporasi yang efektif dapat memperkuat demokrasi dan hak asasi manusia, mempromosikan kemakmuran ekonomi, kohesi sosial, mengurangi kemiskinan, meningkatkan perlindungan lingkungan, bijak dalam pemanfaatan sumber daya alam, memperdalam kepercayaan pada pemerintahan dan administrasi publik.

Negara berkewajiban melayani setiap warga negara dan penduduk untuk memenuhi hak dan kebutuhan dasarnya dalam kerangka pelayanan publik yang merupakan amanat Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, membangun kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik yang dilakukan penyelenggara pelayanan publik merupakan kegiatan yang harus dilakukan seiring dengan harapan dan tuntutan seluruh warga negara dan penduduk tentang peningkatan pelayanan publik, sebagai upaya untuk mempertegas hak dan kewajiban setiap warga negara dan penduduk serta terwujudnya tanggung jawab negara dan korporasi dalam penyelenggaraan pelayanan publik, diperlukan norma hukum yang memberi pengaturan secara jelas, sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas dan menjamin penyediaan pelayanan publik sesuai dengan asas-asas umum pemerintahan dan korporasi yang baik serta untuk memberi perlindungan bagi setiap warga negara dan penduduk dari penyalahgunaan wewenang di dalam penyelenggaraan pelayanan public.

b.      Ciri pokok birokrasi yang paling efektif, efisien dan rasional menuju Good Governance.

a.       Melaksanakan kegiatan secara regular yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

b.      Didistribusikan melalui cara tertentu

c.       Pembagian tugas secara tegas

d.      Memungkinkan mempekerjakan hanya ahli-ahli tertentu yang sesuai dengan spesialisasinya.

e.       Bertanggung jawab atas pekerjaan masing-masing secara efektif.

f.       Pengorganisasian kantor mengikuti prinsip hirarkis:unit yang lebih rendah dibawah pengawasan dan pembinaan yang lebih tinggi.

g.      Pejabat yang berada dibawanya dipercayakan atasannya guna bertanggung jawab atas pekerjaannya sendiri.

h.      Untuk itu ia diberi hak untuk mengatur, memerintah, dan bawahannya bertanggung jawab untuk mematuhinya, tetapi ingat itu hanya untuk tugas-tugas kedinasan.

i.        Pelaksanaan tugas diatur dengan peraturan system yang abstrak dan konsisten.

j.        System pedoman dirancang untuk menjamin pekerjaan yang heterogen agar dapat berjalan efektif dan efisien serta rasional.

k.      Pejabat dalam melaksanakan tugas dengan semangat Sine Ira Et Sudio( formal dan tidak bersifat pribadi), tanpa perasaan dendam, nafsu, suka dan tidak suka.

l.        Pekerjaan dalam birokrasi didasarkan pada kualifikasi teknis dan dilindungi dari pemecatan oleh sepihak.

m.    Jenjang pekerjaan menganut system karier, diikuti kenaikan pangkat dan prestasi kerja.

n.      Mengatasi masalah sosial dan individu

o.      Disiplin yang tinggi

p.      Digunakan sebagai alat pembaharu.

q.      Alat penunjang utama administrasi modern.

4. 4. Organisasi adalah suatu bentuk kerja sama antara sekelompok orang-orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu. (Prajudi Atmosudirdjo, Dasar-dasar Ilmu Administrasi, Ghalia Indonesia, 1986, h. 133).

Tugas:

a.       Sebut dan jelaskan singkat unsur-unsurnya!

b.      Bagaimana hubungan unsur yang satu dengan unsur yang lain, hingga terwujud good organization ?

Jawaban:

a.      1. Bentuk atau konfigurasi

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1.      Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :

-         Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.

-         Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.

-         Proses pengambilan keputusan cepat.

-         Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.

-         Rasa solidaritas tinggi

Kelemahannya :

-         Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.

-         Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

-         Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2.      Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
Kebaikannya :

-         Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.

-         Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.

-         Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.

-         Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.

-         Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.

-         Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.

-         Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahannya :

-         Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.

-         Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf

-         Dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.

-         Kesatuan komando berkurang.

-         Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

3.      Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikannya :

-         Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.

-         Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.

-         Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.

-         Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya :

-         Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja.

-         Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.

-         Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

4.      Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikannya :

-         Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.

-         Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.

-         Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :

-         Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.

-         Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.

-         Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

2. Struktur atau kerangka serta bagan

§  Struktur sederhana

Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak

§  Birokrasi

Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.

Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.

§  Struktur matriks

Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.

Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk  Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk. Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran. Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.

Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan, yaitu Manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.

3. Jabatan-jabatan

1.      Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi. Kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat dari tingkat yang terendah (eselon IV/b) hingga yang tertinggi (eselon I/a). Contoh jabatan struktural di PNS Pusat adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural di PNS Daerah adalah: sekretaris daerah, kepala dinas/badan/kantor, kepala bagian, kepala bidang, kepala seksi, camat, sekretaris camat, lurah, dan sekretaris lurah.

2.      Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan dalam pelaksansaan tugas-tugas pokok organisasi, misalnya: auditor (Jabatan Fungsional Auditor atau JFA), guru, dosen, dokter, perawat, bidan, apoteker, peneliti, perencana, pranata komputer, statistisi, pranata laboratorium pendidikan, dan penguji kendaraan bermotor.

3.      Prinsip-prinsip serta aturan-2 permainan

Prinsip-prinsip serta aturan-2 permainan

Prinsip-prinsip organisasi:

Lyndall F. Urwick, dalam buku Notes on the Theory of Organization, mengemukakan prinsip organisasi yakni:

a.       Principle of the Objective.

Setiap organisasi beserta bagian-2 nya harus memiliki maksud dan tujuan yang jelas.

b.      Principle of Specialization

Kegiatan-2 dari setiap orang anggota organisasi sejauh mungkin dibatasi satu fungsi saja.

c.       Principle of Coordination.

Ini dilakukan dalam rangka kesatuan gerak dan upaya mencapai tujuan.

d.      Principle of Authority

Dalam setiap organisasi terdapat Top Leader, yang diikuti dengan garis kewenangan yang jelas dan tegas, baik vertikan maupun horizontal.

e.       Principle of Responsibility

Atasan bertanggung jawab secara mutlak atas semua perbuatan bawahannya (folloership) dalam tugas-2 organisasi

f.       Principle of Definition

Isi dari setiap jabatan (posisi), kewenangan, tanggung jawab, serta hubungan dengan jabatan-2 (posisi) lainnya, mutlak harus dirumuskan dengan jelas dan tegas secara tertulis, serta diumumkan kepada semua pihak yang bersangkutan.

g.      Principle of Correspondence

Dalam setiap jabatan (posisi) kewenangan dan tanggung jawab harus cocok, harus memadai, harus setimpal dan harus sesuai.

h.      Principle of control

Idealnya setiap orang membawahi 5 atau 6 orang bawahan dalam tugas pekerjaan yang berkaitan (interlocks). Makin sempit span of controlnya, makin banyak tingkatan-2 nya (eselon-eselonnya, level-2 nya). Bilamana jumlah tingkatannya terlalu banyak maka organisasi menjadi lamban dan kaku.

i.        Principle of balance

Berbagai unit yang ada satu dengan yang lain harus selalu seimbang.

j.        Principle of continuity

Organisasi harus dibuat begitu dinamis sehingga dapat disesuaikan secara terus menerus, tanpa menggoncangkan suasana, kepada perubahan-perubahan keadaan  lingkungan dan tugas.

Bacaan:

Prajudi Atmosudirdjo, Dasar-dasar Ilmu Administrasi, Ghalia Indonesia, Jakarta,  1986, h. 133-146.

b.      Hubungan unsure yang satu dan yang lainnya: unsure yang satu dan yang lainnya harus saling mengisi antara yang satu dan yang lainnya dan unsure-unsur ini tidak dapat dipisahkan antara yang satu dan yang lainnya, hubungannya harus bisa menyatu agar tujuan dapat tercapai.

5.     5.  Bilamana kita ingin mengenal kepemimpinan (Leadership), maka kita perlu mengenal juga Leader, Follower and Situation, hingga menimbulkan 3 (tiga) titik ekstrim style leadership.

Tugas:

a.       Jelaskan makna konsep tersebut di atas !

b.      Sebut dan jelaskan titik ekstrim tersebut !

c.       Titik ekstrim mana yang paling efektif, dan apa alasan saudara, jelaskan singkat!

Jawaban:

a.      Makna konsep diatas adalah mengenai kepemimpinan, dimana ada gula disitu ada semut, dimana ada kepemimpinan/Leadership disitu ada Pemimpin/Leader dan dimana ada leader disitu ada follower dimana ada kedua-duannya akan menciptakan situasi diantara keduanya tersebut. Leader, Follower, dan Situation menimbulkan 3 (tiga) titik ekstrim style Leadership yaitu Kelompok Gaya dasar, kelompok Gaya Efektif, dan Kelompok Gaya tidak Efektif.

b.      3(tiga) titik ekstrim style leadership/ gaya kepemimpinan adalah:

1.      Kelompok Gaya Dasar

a.       Separated (pemisah)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi rendah, baik terhadap orang maupun terhadap tugas.

b.      Dedicated (pengabdi)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi rendah terhadap orang dan berorientasi tinggi terhadap tugas

c.       Related (penghubung)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi tinggi terhadap orang dan rendah terhadap tugas. 

d.      Integrated (terpadu)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi tinggi, baik terhadap orang maupun terhadap tugas. 

2.      Kelompok Gaya Efektif:

a.       Bureaucrat (birokrat)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi rendah, baik terhadap orang maupun terhadap tugas. Pemimpin bergaya birokrat terutama tertarik terhadap berbagai peraturan dan keinginan untuk memelihara perturan tersebut serta mengontrol situasi yang mereka gunakan dan nampaknya secara sunguh-sunguh. 

b.      Benevolent Autocrat(otokrat bijaksana)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi rendah terhadap orang dan berorientasi tinggi terhadap tugas. Pemimpin bergaya otokrat bijak mengetahui dengan pasti apa yang dia inginkan dan bagaimana memenuhi keinginan itu tanpa menyebabkan kebencian di pihak lain. 

c.       Developer (pengembang)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi tinggi terhadap orang dan berorientasi rendah terhadap tugas. Pemimpin bergaya pengembang memiliki kepercayaan penuh terhadap para bawahannya dan sangat memperhatikan pengembangan para bawahan sebagai individu-individu. 

d.      Executive (eksekutif)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi tinggi terhadap orang maupun terhadap tugas. Pemimpin bergaya eksekutif merupakan seorang pendorong yang baik, menetapkan ukuran baku yang tinggi, menghargai perbedaan-perbadaan individu para bawahannya, serta memanfaatkan tim dalam bekerja. 

3.      Kelompok Gaya tidak Efektif:

a.       Deserter (pelari)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi rendah, baik terhadap orang maupun terhadap tugas. Pemimpin bergaya pelari tidak bersedia terlibat bersedia dalam tugas dan pasif. 

b.      Autocrat (otokrat)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi rendah terhadap orang dan berotientasi tinggi terhadap tugas. Pemimpin bergaya otokrat tidak mempunyai kepercayan kepada orang lain, tidak menyenangkan dan hanya tertarik pada pekerjaan yang segera selesai. 

c.       Missionary (penganjur)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi tinggi terhadap orang dan berotientasi rendah terhadap tugas. Pemimpin bergaya penganjur merupakan tipe “do-gooder” yang menilai keserasian dalam dirinya sendiri. 

d.      Compromiser (kompromis)

Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi tinggi terhadap orang maupun terhadap tugas dalam situasi yang memaksa hanya memperhatikan pada seseorang atau tidak. Pemimpin bergaya kompromis adalah pembuat keputusan yang buruk, bayak tekanan yang mempengaruhi. Salah satu teori yang menekankan suatu perubahan dan yang paling komprehensif berkaitan dengan kepemimpinan adalah teori kepemimpinan transformasional dan transaksional.

c.       Setelah melihat penjelasan mengenai titik ekstrim style leadership/gaya kepemimpinan diatas maka, titik yang ekstrim yang paling efektif menurut saya adalah kelompok Gaya Efektif yaitu terletak pada gaya kepemimpinan Executive (eksekutif). Dimana Pemimpin yang menerapkan gaya ini akan nampak dari perilakunya yang berorientasi tinggi terhadap orang maupun terhadap tugas. Pemimpin bergaya eksekutif merupakan seorang pendorong yang baik, menetapkan ukuran baku yang tinggi, menghargai perbedaan-perbadaan individu para bawahannya, serta memanfaatkan tim dalam bekerja.

Alasan saya, karena gaya kepemimpinan eksekutif ini berorientasi tinggi terhadap orang maupun terhadap tugas dan menghargai perbedaan-perbedaan individu para bawahannya, serta memanfaatkan tim dalam bekerja. 

6.      6. Bagaimanapun wujud akhir dari seorang leader, harus mengambil keputusan dengan bijaksana / kebijakan publik, dalam menjalankan roda pembangunan:

Tugas:

a.       Jelaskan singkat makna konsep tersebut di atas !

b.      Sifat keputusan yang bagaimanakah yang memenuhi keputusan yang bijaksana / kebijakan publik, jelaskan singkat !

Jawaban:

a.       Makna konsep diatas adalah setiap seorang Leader diharuskan mengambil keputusan dengan bijaksana, karena keputusan yang diambil akan berdampak pada masyarakat luas. Jika tidak bijaksana dalam menimbang dan mengambil sebuah keputusan maka akan timbul keputusan yang tidak disukai oleh masyarakat/public, sehingga jika tidak disukai oleh masyarakat/ public maka roda pembangunan yang akan dan yang sedang dijalankan akan mengalami kesulitan dan hambatan tanpa dukungan masyarakat/ public sehingga tujuan pembangunan tidak tercapai.

b.      Sifat keputusan yang bijaksana:

-       Berkaitan langsung dengan sasaran dan tujuan

-       Rasional/ logis dalam art menuntut pendekatan ilmiah

-       Mudah dan dapat dilaksanakan (feasible, executable)

-       Dapat di fahami dan diteriam semua pihak (acceptable)

-       Menggabungkan pendekatan teori,kemampuan berpikir dan pengalaman.

-  Tepat waktu dalam arti jangan mengambil keputusan kalau memang belum perlu.